Najbardziej niedoceniana praca biurowa?

Od kilku lat pracuję w biurze i byłam również na wielu rozmowach rekrutacyjnych dotyczących pracy w Administracji. Dzisiaj zwrócę Wam uwagę na to, jak niedocenianym stanowiskiem jest stanowisko Asystenta biurowego / Kierownika biura. Ile możecie zyskać zatrudniając odpowiednią osobę, a ile stracić jeśli będzie na tym stanowisku ktoś, kto się do tego nie nadaje?

W moim przekonaniu niedocenianie tej osoby jest dużą szkodą dla firmy, ponieważ mimo, że nie wymaga ono specjalistycznej wiedzy, jest to bardzo ważna funkcja w firmie, szczególnie w dużych firmach. Kierownik biura, Asystent biurowy lub Zarządu (stanowiska te bywają do siebie podobne) to osoba, która łączy wszystkie działy w firmie, współpracuje z większością pracowników firmy, dba o spójny wizerunek firmy, organizuje pracę całego biura.

Niekompetentna osoba na tym miejscu może przede wszystkim podejmować złe decyzje w kwestii priorytetów co do wykonywania zadań. Grozi do niedotrzymaniem terminów składania pism czy wniosków, brakami w zaopatrzeniu czy nawet pogorszeniem wizerunku firmy. Jeśli pracownik kierujący biurem nie będzie solidaryzować się z firmą, nie zadba o utrzymanie dobrych stosunków z Urzędami oraz firmami, z którymi współpracujesz, nie będzie szukać okazji do promocji czy też pozyskania najlepszych dostawców. 

Odpowiedni człowiek na tym miejscu będzie nie tylko na czas wysyłać listy, parzyć dobrą kawę i dbać o zaopatrzenie, co to rzeczywiście może robić niemalże każdy nawet za najniższą krajową. Czasami warto zapłacić trochę więcej, a w zamian mieć na tym stanowisku osobę, która oprócz obsługi poczty wychodzącej i przychodzącej, zadba o biuro, atmosferę i integrację, wesprze Cię jako szefa. Tutaj za doświadczenie płaci się tak samo jak na każdym innym stanowisku, warto to zrozumieć i zatrudnić osobę, której nie będzie trzeba miesiącami prowadzić za rękę, ale taką, która od początku będzie dobrze wiedziała co ma robić, a jej zdolności interpersonalne są wysoko rozwinięte. W końcu jest ona często pierwszym kontaktem z osobami z zewnątrz oraz w wielu przypadkach to ją proszą inni pracownicy o pomoc w rozwiązaniu swoich problemów.

Dobra Asystentka może również pomóc w poszukiwaniu rozwiązań związanych rozwojem firmy, integracją pracowników, szukać okazji do promocji firmy oraz podtrzymywać dobre relacje z kontrahentami i instytucjami. Będzie dostarczać informacji o targach, wydarzeniach organizowanych dla przedsiębiorców w okolicy czy szkoleniach, służyć przełożonym pomocą, wsparciem, radą oraz wiedzą (nawet jeśli będzie ją musiała nabyć na potrzeby sytuacji).

Zdarzyło mi się być na rozmowach, na której wyraźnie dało się wyczuć, że właściciel firmy czy osoba zajmująca się rekrutacją jest przekonana, że obojętnie kogo zatrudni, byle jak najmniej zapłacić, bo przecież to są najprostsze obowiązki i każda osoba da sobie z nimi radę. Nic bardziej mylnego! Jak każdą pracę, tak tę również można wykonywać lepiej lub gorzej. Można dać z siebie minimum lub naprawdę zżyć się z firmą. Trzeba pamiętać, że tutaj ważne jest odpowiednie poukładanie sobie priorytetów i pracy w ciągu dnia, ponieważ kiedy zadań do wykonania robi się więcej, czasem coś trzeba odłożyć, żeby dobrze wykonać bardziej pilne zadanie. Kilka cech niezbędnych na tym stanowisku to: dobra organizacja pracy, samodzielność, komunikatywność, dyskrecja, przedsiębiorczość, operatywność oraz zaangażowanie i naprawdę nie są to puste frazesy. Najlepiej dla Ciebie jeśli trafisz na osobę, która będzie widziała siebie na takim stanowisku i nie był to dla niej okres przejściowy.

W moim przypadku już pierwsza praca w biurze pokazała mi, że to coś w czym dobrze się odnajduję i chciałabym się rozwijać. Od przełożonej nauczyłam się wszystkiego, co będę prawdopodobnie jeszcze przez długie lata wykorzystywać, a dzięki temu, że spodobała mi się ta praca, chodziłam do niej z uśmiechem na twarzy. Ogromną przyjemność sprawiało mi to, że miałam w pracy kontakt z pracownikami każdego działu w dużym zakładzie, a oprócz codziennych obowiązków, niemalże każdego dnia miałam inne zadania. Bardzo ceniłam tę różnorodność i wiedziałam też, że moja praca jest doceniana, bo przez cały okres pracy tam usłyszałam wiele słów świadczących o zadowoleniu Przełożonych. Największą radość i satysfakcję sprawiło mi stworzenie drużyny piłkarskiej, która już za kilka dni drugi raz weźmie udział w Turnieju o Puchar Marszałka Województwa dla firm. Mimo, że już tam nie pracuję, oczywiście jadę z nimi na turniej, bo nie wyobrażam sobie, że mogłabym im nie kibicować.

Aktualnie również pracuję jako Kierownik biura i nie zmienia się moje przekonanie, że najbliższe lata kariery zawodowej chcę spędzić właśnie w Administracji, ponieważ tutaj czuję się na swoim miejscu.

Podsumowując, jeśli kiedyś będziesz zatrudniał osobę na takie stanowisko, przemyśl dobrze swój wybór i zatrudnij najlepszą osobę, bo jest to ważniejszy trybik w Twojej „maszynie” niż może Ci się wydawać! Powodzenia 😊

Foto: Pixabay